Definisi Managemen Pembelian
Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi prosuksi dalam kegiatan prosuksinya. Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department(Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Department (Bagian Pengadaan).
Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Peranan tersebut antara lain sebagai berikut:
A. Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis
Dalam perusaan selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan, yaitu creation function (Pencipta ide atau gagasan), finance function(Pengumpul, perencana dan pengawas keuangan), personnel function (Pengelola sumber daya manusia), purchasing function(Pengadaan barang/jasa), conversion function (Pengubah bahan produksi) dan distribution function (Penjualan barang/jasa yang dihasilkan).
Tanpa adanya salah satu fungsi diatas, sulit bagi perusahaan untuk dapat beroperasi dengan lancar. Sesuai dengan skala perusahaan beberapa bagian tersebut biasannya dapat dirangkap oleh satu atau dua bagian, tetapi bagian tersebut tetap harus ada dalam suatu perusahaan demi kelancaran perusahaan itu sendiri.
B. Salah Satu Elemen Pokok Dalam Proses Produksi
Tujuan dasar dari aktifitas suatu perusahaan adalah mengembangkan dan memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh laba yang maksimal. Tujuan tersebut dapat tercapai dengan interaksi yang tepat dari 5 elemen yg biasa dikenal 5M, yaitu Machines, Manpower, Materials, Money and Management.
Materials atau barang-barang merupakan daerah kehidupan suatu perusahaan, dimana barang tersebut dapat berupa bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi produk yang siap dipasarkan. Tanpa adanya managemen yang baik dalam mengelolah pembelian barang ini maka akan berdampak serius bagi suatu perusahaan. Barang-barang tersebut harus tersedia dengan mutu yang berkualitas, sesuai dengan waktu yang dibutuhkan, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan dengan harga yang sesuai/layak.
C. Sebagai Bagian Yang Bertanggungjawab Outside Manufacturing
Hasil prosuksi suatu perusahaan pada umumnya berasal dari 2 jenis sumber, yaitu buatan sendiri atau dibeli dari perusahaan lain. Bahan yang dibeli oleh bagian pembelian adalah bahan baku atau bahan setengah jadi. Dari proses pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian inilah yang nantinya akan mempengaruhi hasil produksi suatu perusahaan atau dengan kata lain bagian pembelian adalah bagian yang bertanggung jawab atas Outside Manufacturing dan bagian produksi bertanggung jawab atas Inside Manufacturing.
D. Sebagai Profit Centre Perusahaan
Bagian pembelian dapat dikatakan sebagai profit centre karena bagian ini dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Pada awalnya bagian pembelian dianggap sebagai cost centre, karena bagian ini merupakan bagian yang selalu mengeluarkan biaya. Tetapi ketika bagian ini menekan sedikit pengeluaran dari proses pembelian yang dilakukannya, makan bagian ini dapat meningkatkan jumlah keuntungan yang didapat suatu perusahaan.
E. Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan
Fungsi pembelian dikatakan fungsi strategis dalam perusahaan karena merupakan fungsi fital dalam suatu perusahaan dan merupakan fungsi yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari perusahaan.
Prinsip Dalam Manajemen Pembelian
Prinsip merupakan hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu. Pembelian juga mempunyai prinsip-prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip Pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pokok atau acuan. Fungsi pembelian atau pengadaan dalam suatu perusahaan diadakan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi diadakan untuk kepentingan bagian atau fungsi-fungsi lainnya. Oleh karena itu prinsip kerja dari fungsi pembelian harus diatur sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.
Isi pokok dari prinsip pembelian itu adalah sebagai berikut:
1. The Right Price
Salah satu dari prinsip managemen pembelian adalah the right price. The right price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.
2. The Right Quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu.
3. The Right Time
The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut.
4. The Right Place
The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
5. The Right Quality
The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.
6. The Right Source
The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quanlity.
Pada perkembangan purchasing managemen, prinsip-prinsip pembelian tidaklah jauh berbeda, ini membuktikan bahwa hal-hal diatas merupakan sebuah prinsip.
Strategi pembelian (purchasing strategy) berhubungan dengan perolehan bahan baku, suku cadang dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi operasi. Strategi ini sangatpenting karena bahan baku dan komponen yang dibeli dari pemasok meliputi 50% dari biaya manufaktur atau biaya produksi berdasarkan data di berbagai negara. Beberapa pilihan strategi pembelian adalah sebagai berikut:
A. Multiple sourcing
Perusahaan memesan dan membeli suatu bahan atau komponen tertentu dari beberapa pemasok. Pendekatan ini sangat menguntungkan karena
(1) mendorong pemasok untuk bersaing sehingga mengurangi harga
(2) jika salah satu pemasok tidak dapat memenuhi pesanan, masih ada pemasok yang lain, sehingga menjamin ketersediaan pasokanbahan dan komponen.
B. Sole sourcing
Perusahaan hanya bergantung pada satu pemasok untuk bahan atau komponen tertentu. Pendekatan ini membuat hubungan dengan pemasok menjadi sangat baik sehingga kualitas bahan lebih terjamin. Dengan sole sourcing, perusahaan memiliki hubungan jangka panjang dengan lebih sedikit pemasok.
Penerapan sistem produksi JIT (just in time) membutuhkan pendekatan ini karena dengan satu pemasok yang sudah bisa dipercaya, ketepatan waktu pasokan bisa diandalkan.
W. Edward Deming, seorang konsultan manajemen ternama, sangat merekomendasikan sole sourcing sebagai satu-satunya cara yang dapat dikendalikan untuk memperoleh pemasok berkualitas tinggi.Sole sourcing hanya mengandalkan pada satu pemasok untuk bagian khusus. Deming prihatin mengenai mendesain kualitas dalam sebuah produk merupakan tahap paling awal dalam pengembangan, Deming menentang mengenai bahwa pembeli sebaiknya bekerja lebih dekat dengan pemasok pada semua tahapan. Hal ini mengurangi biaya dan waktu yang dihabiskan pada desain produk dan juga akan meningkatkan kualitas. Selain itu juga akan mempermudah pembelian dalam proses produksi perusahaan dengan menggunakan konsep Just- In-Time
(JIT) dimana bagian-bagian yang dibeli akan tiba saat dibutuhkan daripada dengan caramenyimpan persediaan.
Konsep darisole sourcing selangkah lebih maju dalam JIT II, dimanawakil dari penjual bertempat di samping lantai pabrik perusahaan pembeli, mengikuti status rapat produksi, mengunjungi lab R&D, dan menganalisis ramalan penjualan perusahaan pembeli. Didalam kantor ini lah pemasok kemudian menulis pesanan penjualan dimana perusahaan pembeliditagih. JIT II yang dikembangkan oleh Lance Dixon di Bose Corporation ini juga digunakan pada IBM, Honeywell, dan Ingersoll-Rand
C. Parallel sourcing
Merupakan pengembangan dari sole sourcing di mana ada dua pemasok untuk dua bahan atau komponen yang berbeda, namun kedua pemasok tersebut dapat menjadi pemasok cadangan satu sama lain. Jika satu pemasok tidak dapat memenuhi kebutuhan tepat waktu maka pemasok yang lainnya yang akan memenuhi kebutuhan tersebut
Kegiatan pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut.
Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menetukan strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif.
Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana namun pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Oleh karena itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan.
Strategi Logistik
Strategi logistik (logistic strategy) berkaitan dengan aliran bahan dan produk ke dalam dan keluar dari proses produksi. Ada tiga tren yang berhubungan dengan dengan strategi ini yaitu:
A. Sentralisasi (sentralization)
Perusahaan melakukan sendiri semua fungsi logistik perusahaan seperti pengiriman dan pergudangan. Untuk itu perusahaan harus memiliki ahli yang menguasai bidang ini dengan baik. Perusahaan-perusahaan seperti Georgia-Pasific dan Marriot bahkan menjadikan pengelolaan logistiknya untuk menambah nilai dan mengurangi biaya.
B. Outsourcing logistic
Menggunakan perusahaan lain untuk melakukan fungsi logistik. Cara inidapat mengurangi biaya karena dengan keahliannya di bidang tersebut, perusahaan yang melakukannya sendiri. HP (Hewlett Packcard meng-outsource) fungsi logistiknya khususnya pergudangan kepada Roadway Logistic untuk menanganhi pergudangan bahan bakunya.
C. Penggunaan internet
Hubungan antara perusahaan dengan pemasok dan penyalur produk dilakukan melalui komunikasi internet, dengan sistem logistik yang terkoneksi antara perusahaan dengan pemasok dan penyalur tersebut. Ace Hardware adalah contoh perusahaan yangmenerapkan strategi logistik dengan penggunaan internet.
Aplikasi logistik memungkinkan efisiensi yang lebih besar dari setiap pilihan-pilihan yang tepat dari mode, terminal, rute dan penjadwalan pada distribusi barang atau jasa.
Tujuan yang tersirat dari logistik adalah untuk membuat barang yang tersedia, bahan baku dan komoditas, memenuhi empat persyaratan utama yaitu :
• Pemenuhan order: menyiratkan bahwa transaksi antara pemasok dan pelanggan agar pelanggan merasa puas dengan produk tertentu adalah jika order dapat dipenuhi atau disediakan dalam jumlah yang disepakati.
• Pemenuhan Pengiriman: Pengiriman barang juga harus disampaikan di lokasi yang tepat dan pada waktu yang tepat. Dimana keduanya melibatkan penjadwalan kegiatan distribusi, transportasi dan pengiriman.
• Pemenuhan kualitas: Order harus diberikan utuh (dalam kondisi baik), menyiratkan bahwa setiap bentuk kerusakan harus dihindari selama transportasi dan pengiriman. Hal ini sangat penting untuk produk-produk yang rapuh, rusak atau sensitif terhadap fluktuasi suhu.
• Biaya pemenuhan: Biaya akhir urutan, termasuk biaya produksi dan distribusi, harus kompetitif. Jika tidak, opsi lain akan dipertimbangkan.
Logistik adalah multidimensi yang memberikan nilai tambah pada kegiatanproduksi, waktu, lokasi, dan kontrol elemen dari rantai suplai. Kegiatan dari logistik ini meliputi distribusi fisik; segmen transportasi diasal, dan manajemen material; segmen transportasi diinduksi.
Logistik dan manajemen rantai pasokan dapat menyediakan banyak cara
untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dan karenanya memberikan kontribusi signifikan terhadap mengurangi biaya per unit
Pengintegrasian secara optimal dari proses-proses logistik di dalam perusahaan Multinasional tidak hanya bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas dan mutu internal semata tetapi lebih jauh lagi menciptakan suatu keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Disamping itu perusahaan multinasional yang ingin bersaing dalam bisnis global harus memperhatikan strategi bisnis internasional apakah perusahaan akan mengejar biaya rendah, diferensiasi atau pasar niche dengan menetapkan bagaimana produk, pasar dan dasar persaingan akan di tangani melintasi negara-negara yang berbeda.
Secara Konseptual integrasi dari fungsi-fungsi logisik sudah ada pada awal tahun1970-an, walaupun dalam prakteknya tidak banyak perusahaan mampu membangun sebuah integrasi fungsi-fungsi logistik untuk memperoleh competitive advantage secara efektif.
Untuk sukses dalam lingkungan bisnis yang kompetitif saat ini, sebagian besar perusahaan melihat sejauh mana perusahaan mampu mengintegrasikan lintas batas-batas fungsional untuk menghasilkan layanan terbaik bagi customer.
Pada dasarnya logistik merupakan proses mulai dari barang itu didapatkan dari sumber yang ada, kemudian pemrosesan barang tersebut pada factory serta penyimpanan barang, pendistribusian hingga ke tangan user.
SUMBER
https://www.scribd.com/doc/132986185/Purchasing-Strategy
http://www.academia.edu/8290861/MAGISTER_ILMU_MANAJEMEN_UNIVERSITAS_PADJAJARAN_BANDUNG_2011_PENGELOLAAN_FUNGSI-FUNGSI_LOGISTIK_PADA_PERUSAHAAN_MULTINASIONAL
https://www.scribd.com/doc/141286018/Cara-Kerja-Purchasing
